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« Notre mission est d’assurer le suivi et la gestion comptable des contrats de recherche et de formation. Nous accompagnons les personnes dont la comptabilité n’est pas le métier pour faire en sorte qu’elles bénéficient d’un circuit avec le meilleur suivi possible en matière d’encaissement et de facturation », explique Claudine Richert.

Cette mission, Claudine et ses collègues l’exercent dans le cadre du Pôle unique d’ingénierie (PUI), qui rassemble et coordonne l’action de toutes les structures concernées par les contrats de recherche et de formation, afin d’assister au mieux les porteurs de projets.

Processus comptable oblige, le bureau Contrats et conventions est plus particulièrement en interaction avec le département Financement de la recherche de la Direction de la recherche et de la valorisation (Direv) et le département Budget et exécution budgétaire de la Direction des finances (DFI).

Un bureau au cœur d’un circuit bien rôdé

Lorsqu’un porteur de projet souhaite signer un contrat ou une convention auprès d’un organisme de financement (Agence nationale de la recherche, Commission européenne, Région Grand Est pour Interreg…), la première étape est de solliciter l’appui du Pôle unique d’ingénierie. Le montage du dossier est réalisé avec l’aide d’un chargé d’affaire et donne lieu à la rédaction du contrat qui définit la nature du projet financé et le type de dépenses éligibles.

Les gestionnaires financiers de la DFI ou de la Direv procèdent à la mise en place du budget. Lorsque ce dernier est finalisé, le responsable du projet peut alors entamer ses travaux et lancer ses dépenses d’équipement, de fonctionnement ou de recrutement. Dans le cas des projets de recherche et de certains de formation, les dépenses font l’objet d’une vérification par le Pôle de justification de la Direv et d’un relevé de dépenses, qui sont transmis aux bailleurs de fonds ainsi qu’au bureau dirigé par Claudine Richert. Elle peut alors solliciter la facturation auprès de la DFI ou de la Direv et les fonds auprès du bailleur de fonds. Puis procéder à l’encaissement et, le cas échéant, lorsque l’université est coordinatrice, transférer des fonds aux organismes partenaires.

Chaque dépense est passée en revue

« Contrairement à ce qu’on pourrait penser, l’argent alloué à un contrat n’est pas versé en une seule fois, au début du projet. Les sommes sont versées par les bailleurs de fonds au fur et à mesure, en fonction des dépenses engagées et de leur justification », détaille Claudine Richert. Toutes les opérations sont consignées sur une ligne budgétaire spécifique. Ceci est utile pour que les bailleurs de fonds puissent auditer les comptes à posteriori, s’ils le souhaitent, et pour faciliter l’apurement au terme du projet. Un contrôle rigoureux des dépenses et des recettes est ainsi opéré, ce qui est nécessaire compte tenu du volume des dossiers en jeu : pas moins de 700 contrats qui représentent 145 millions d’euros !

« Tous les projets ne suivent pas cette procédure. C’est dommage car elle est faite pour aider les porteurs de projets dans leurs démarches comptables », regrette Claudine Richert. « La comptabilité n'est pas forcément leur métier premier, il est donc particulièrement important qu'un projet soit bien ouvert selon la procédure prévue », indique-t-elle avec une motivation et une envie d'aider sincères. « Nous avons également une mission de conseil et d’alerte, pour signaler par exemple qu’une échéance approche et que les fonds pourraient ne pas être versés si les délais ne sont pas respectés ».

Ce travail demande de la rigueur, de la patience, une bonne connaissance de la réglementation et des rouages des processus financiers. Ces qualités, Claudine Richert les a façonnées en trente ans de carrière à l’Agence comptable. « C’est la 10^e année que j’occupe ce poste mais je ne m’ennuie pas. C’est varié, enrichissant et ça évolue régulièrement, comme lors du passage à la GBCP* », indique-t-elle, avant de conclure : « J’adore mon métier ! ».

Edern Apperé

* Gestion budgétaire et comptable publique